Buổi tư vấn đầu tiên của chương trình Sang Ngang thường là một cuộc gọi không dài, trong đó nhà trường hỏi thêm về bé và trường cũ, hẹn đối chiếu học phí, báo suất ở campus gia đình chọn và hẹn lịch tham quan. Ba mẹ không cần chuẩn bị nhiều, nhưng nên có sẵn vài thứ để cuộc gọi không phải hẹn lại lần hai.
Đây là bước thứ hai trong bốn bước giữ chỗ, và là bước mà phần lớn thông tin quan trọng được trao đổi: mức học phí áp dụng sau đối chiếu, bé vào nhóm lớp nào, campus nào còn suất, lớp chuyển tiếp vận hành ra sao. Cũng vì nhiều thông tin dồn vào một cuộc gọi, ba mẹ dễ quên hỏi điều mình muốn biết nhất.
Bài này chia cuộc tư vấn thành từng phần: những câu nhà trường thường hỏi và vì sao, những câu ba mẹ nên hỏi lại, cách ghi lại câu trả lời, và cách kết thúc cuộc gọi sao cho rõ ai làm gì tiếp theo.
Chuẩn bị gì trước khi nghe máy
Cuộc gọi tư vấn thường đến vào giờ hành chính, có khi đúng lúc ba mẹ đang làm việc. Nếu chưa tiện, cứ hẹn lại một giờ khác; một cuộc gọi có chuẩn bị đáng hơn một cuộc gọi vội. Trước giờ hẹn, nên có sẵn:
- Ảnh chụp biên lai hoặc thông báo học phí gần nhất của trường cũ, để gửi ngay khi người tư vấn xin.
- Ngày tháng năm sinh của bé và lớp bé đang học ở trường cũ.
- Thời điểm gia đình muốn bé sang, và trường cũ yêu cầu báo nghỉ trước bao lâu nếu đã biết.
- Campus mong muốn và một campus dự phòng.
- Ba câu hỏi lớn nhất của gia đình, viết ra giấy hoặc ghi chú trên điện thoại.
- Một chỗ để ghi lại câu trả lời trong lúc nghe.
Không cần chuẩn bị hồ sơ nhập học, sổ tiêm chủng hay giấy khai sinh ở bước này. Những thứ đó chỉ cần sau khi gia đình đã quyết giữ chỗ. Cuộc gọi tư vấn là để hai bên hiểu nhau, chưa phải để làm thủ tục.
Những câu nhà trường thường hỏi và vì sao
Người tư vấn không hỏi cho có. Mỗi câu phục vụ một việc trong quy trình. Biết lý do thì ba mẹ trả lời trọng tâm hơn:
| Câu nhà trường hay hỏi | Để làm gì |
|---|---|
| Bé đang học lớp nào, ở trường cũ được bao lâu | Xếp nhóm lớp phù hợp, đoán trước quãng làm quen của bé |
| Trường cũ thu học phí theo tháng, theo kỳ hay theo năm | Chuẩn bị cách đối chiếu cho đúng mốc |
| Học phí trường cũ đã gồm tiền ăn, bán trú chưa | Tách khoản để đối chiếu với chương trình tương đương |
| Gia đình muốn sang vào lúc nào | Kiểm tra suất theo học kỳ, lên lịch lớp chuyển tiếp |
| Bé đã tiếp xúc tiếng Anh chưa, ở mức nào | Chuẩn bị cho lớp chuyển tiếp, không phải để xét tuyển |
| Ai thường đưa đón bé, nhà ở khu nào | Gợi ý campus hợp lịch đi lại của gia đình |
| Bé có điều gì cần nhà trường lưu ý | Chuẩn bị sẵn cho cô: ăn uống, ngủ trưa, sức khoẻ, tính cách |
Câu hỏi về tiếng Anh hay khiến ba mẹ lo, sợ bé chưa biết gì thì không được nhận. Thật ra lớp chuyển tiếp được đặt ra để bé mới sang làm quen dần với môi trường mới, trong đó có tiếng Anh; câu hỏi chỉ giúp cô biết nên bắt đầu từ đâu.
Phần đối chiếu học phí trong cuộc gọi diễn ra thế nào
Thường người tư vấn sẽ xin ba mẹ gửi ảnh biên lai hoặc thông báo học phí của trường cũ qua tin nhắn. Giấy nên rõ tên trường, tên bé, kỳ thu và các khoản. Nếu học phí và tiền ăn tách riêng, nên chụp đủ cả hai. Nhà trường cần xem chương trình bé đang theo để tìm chương trình tương đương rồi mới báo mức áp dụng.
Có khi mức áp dụng được báo ngay trong cuộc gọi, có khi người tư vấn cần thêm thời gian để xem giấy tờ và gọi lại. Cả hai đều bình thường. Điều ba mẹ cần nghe rõ là mức đó áp dụng cho những khoản nào, áp dụng trong bao lâu, và khoản nào nằm ngoài, như đồng phục, đưa đón hay hoạt động ngoại khoá nếu có. Những câu này nên được hỏi ngay, không để tới lúc ký giấy.
Nếu trường cũ có nhiều mức thu khác nhau trong năm, như tháng hè thu khác, hay có khoản giảm cho anh chị em, ba mẹ nên nói ngay trong cuộc gọi thay vì để người tư vấn tự phát hiện trên giấy. Nói trước giúp hai bên chọn đúng mốc để đối chiếu, tránh trường hợp con số báo lần đầu phải sửa lại lần hai.
Phần giải thích kỹ về giấy tờ dùng để đối chiếu, cách tính tương đương và thời hạn áp dụng nằm ở mục Hiểu đúng "giữ học phí" của trang. Trong cuộc gọi, ba mẹ chỉ cần ghi lại con số được báo và các điều kiện kèm theo, rồi đề nghị nhà trường gửi lại bằng tin nhắn hoặc email để cả nhà cùng đọc.
Những câu ba mẹ nên hỏi lại
Người tư vấn đã quen trả lời nhiều gia đình, nên thường nói theo một trình tự sẵn. Những câu dưới đây giúp ba mẹ kéo cuộc gọi về đúng điều nhà mình cần biết:
- Campus em chọn còn suất ở nhóm tuổi của bé không, và suất đó giữ được trong bao lâu nếu gia đình cần thời gian quyết?
- Mức học phí báo cho bé đã gồm những khoản nào, khoản nào tính riêng?
- Lớp chuyển tiếp ở campus này có bao nhiêu bé, ai đứng lớp, bé học bao lâu trong ngày?
- Ngày đầu bé đến lớp thường diễn ra thế nào, ba mẹ có được ở lại một lúc không?
- Gia đình có thể tham quan vào giờ nào để thấy lớp đang hoạt động?
- Nếu bé chưa hợp sau một thời gian, nhà trường và gia đình sẽ trao đổi thế nào?
Không cần hỏi hết trong một lần. Những câu về lớp chuyển tiếp và ngày đầu có thể để dành cho buổi tham quan, khi gặp trực tiếp giáo viên. Trong cuộc gọi, ưu tiên ba chuyện không thể biết bằng mắt: suất, học phí, và thời hạn.
Cách ghi lại câu trả lời để cả nhà cùng đọc
Nhiều gia đình nghe tư vấn xong thì nhớ cảm giác hơn nhớ con số. Người nghe máy thấy ổn, nhưng khi kể lại cho người còn lại thì thiếu mất phân nửa. Cách đơn giản là ghi theo ba cột: điều đã rõ, điều nhà trường sẽ báo lại, và điều gia đình cần tự làm. Ví dụ: đã rõ campus Thạnh Lộc còn suất nhóm bốn đến năm tuổi; nhà trường sẽ báo lại mức học phí sau khi xem biên lai; gia đình cần chọn ngày tham quan trong tuần sau.
Ghi ngay trong lúc nghe hoặc trong năm phút sau khi cúp máy, trước khi trí nhớ trộn các chi tiết. Nếu được, nhờ người tư vấn nhắn lại những thông tin có con số. Đây là đề nghị bình thường, không ai thấy phiền; nó còn giúp chính nhà trường tránh hiểu lầm về sau.
Tối hôm đó, đọc lại ghi chép cùng người còn lại trong nhà. Chỗ nào hai người hiểu khác nhau thì đánh dấu để hỏi lại ở cuộc gọi sau hoặc ở buổi tham quan. Việc này tốn mười phút nhưng tránh được những cuộc tranh luận về sau kiểu "hôm đó họ nói vậy mà".
Những tín hiệu cho thấy cuộc tư vấn đi đúng hướng
Người tư vấn hỏi về bé trước khi nói về chương trình. Một cuộc tư vấn quan tâm tới việc bé có hợp hay không thường bắt đầu bằng câu hỏi về bé: tuổi, tính, nếp ăn ngủ, điều ba mẹ lo. Nghe một bài giới thiệu dài trước khi được hỏi gì là dấu hiệu nên chủ động kéo cuộc gọi về chuyện của con mình.
Câu trả lời có kèm điều kiện, không chỉ có lời hứa. Chương trình Sang Ngang có điều kiện và số suất. Một câu trả lời kiểu "học phí giữ như trường cũ, mức cụ thể sẽ xác nhận sau khi đối chiếu biên lai" đáng tin hơn câu "chắc chắn giữ nguyên, ba mẹ yên tâm".
Ba mẹ được mời tham quan chứ không bị giục giữ chỗ. Nhà trường công bố rõ là khuyến khích phụ huynh tham quan trước khi quyết. Cuộc gọi kết thúc bằng lịch tham quan là đúng nhịp của quy trình.
Chỗ chưa biết được nói là chưa biết. Có câu người tư vấn chưa trả lời được ngay, ví dụ lịch lớp chuyển tiếp ở học kỳ sau. Câu "em sẽ hỏi lại và báo cho anh chị" là câu trả lời tốt, không phải là né.
Khi ba mẹ thích trao đổi qua tin nhắn hơn gọi điện
Không phải ai cũng tiện nghe điện thoại trong giờ làm. Nhiều ba mẹ làm ca, làm ở xưởng, hoặc đơn giản là thấy đọc tin nhắn dễ nhớ hơn nghe. Trong trường hợp đó, có thể ghi ngay trong ô ghi chú của phiếu rằng gia đình muốn được tư vấn qua tin nhắn trước, rồi mới gọi khi cần. Phần lớn nội dung tư vấn ban đầu, như suất ở campus, giấy tờ cần gửi để đối chiếu, giờ có thể tham quan, đều trao đổi bằng chữ được.
Tư vấn bằng tin nhắn có một lợi thế rõ: mọi con số và điều kiện đều nằm sẵn trên màn hình, cả nhà cùng đọc được, không ai phải kể lại. Điểm yếu là dễ bị đứt quãng: tin nhắn hỏi buổi sáng, buổi tối mới trả lời, hôm sau mới có câu tiếp. Để không kéo dài, ba mẹ nên gom các câu hỏi vào một tin, đánh số từng câu, và nhờ người tư vấn trả lời theo số.
Có những chuyện vẫn nên nói trực tiếp, bằng điện thoại hoặc ở buổi tham quan: tính cách của bé, nỗi lo của gia đình về quãng chuyển, những trường hợp đặc biệt về sức khoẻ. Những chuyện này cần giọng nói và câu hỏi qua lại, một tin nhắn dài khó truyền hết. Kết hợp hai cách, chữ cho số liệu và lời cho chuyện của con, thường là gọn nhất.
Kết thúc cuộc gọi: chốt ai làm gì tiếp theo
Cuộc tư vấn dễ kết thúc bằng một câu chung chung như "dạ vậy ba mẹ cân nhắc rồi báo em nhé". Câu đó không sai, nhưng để quy trình không bị treo, nên chốt thêm hai điều: việc tiếp theo là gì, và ai làm. Ví dụ: gia đình gửi biên lai trong tối nay, nhà trường báo mức học phí trong hai ngày, hai bên hẹn tham quan sáng thứ Năm tuần sau.
Nếu sau cuộc gọi gia đình thấy chưa muốn đi tiếp, cứ nói thẳng là nhà mình cần thêm thời gian, hoặc tạm thời chưa có nhu cầu. Không cần lý do dài. Một lời báo rõ giúp cả hai bên nhẹ nhõm: nhà trường không giữ suất cho một trường hợp đã dừng, ba mẹ không phải nhận những cuộc gọi nhắc lại.
Còn nếu gia đình muốn đi tiếp, bước sau là buổi tham quan. Những câu hỏi về lớp chuyển tiếp, giờ giấc, bữa ăn, cách cô báo tình hình nên để dành cho buổi đó, khi ba mẹ được nhìn tận mắt và hỏi trực tiếp người sẽ chăm con mình.
Nếu ba mẹ chưa đăng ký, mục đăng ký của trang là cách để có cuộc gọi tư vấn này. Đội tư vấn của Global Star School sẽ liên hệ theo thông tin gia đình để lại, đối chiếu điều kiện và báo suất ở campus ba mẹ chọn.
Câu hỏi thường gặp
Cuộc gọi tư vấn Sang Ngang thường kéo dài bao lâu?
Không có thời lượng cố định, thường gọn trong một khoảng ngắn và dài hơn khi gia đình hỏi nhiều. Nếu cuộc gọi đến lúc ba mẹ đang bận, có thể hẹn lại giờ khác. Phần đối chiếu học phí đôi khi cần thêm một cuộc gọi ngắn sau khi nhà trường xem biên lai trường cũ.
Nhà trường có hỏi về khả năng tiếng Anh của bé không?
Có, nhưng không phải để xét tuyển. Câu hỏi giúp giáo viên lớp chuyển tiếp biết nên bắt đầu với bé từ đâu. Lớp chuyển tiếp được đặt ra để bé mới sang làm quen dần với môi trường mới, kể cả với tiếng Anh, nên bé chưa biết tiếng Anh vẫn đi qua quy trình bình thường.
Mức học phí áp dụng có được báo ngay trong cuộc gọi không?
Có khi được báo ngay, có khi nhà trường cần xem biên lai hoặc thông báo học phí trường cũ rồi gọi lại. Ba mẹ nên ghi lại con số kèm điều kiện, hỏi rõ khoản nào nằm trong, khoản nào tính riêng, và đề nghị nhà trường nhắn lại bằng văn bản.
Cần gửi giấy tờ gì trong buổi tư vấn đầu tiên?
Thường chỉ cần ảnh chụp biên lai hoặc thông báo học phí gần nhất của trường cũ để đối chiếu. Giấy khai sinh, sổ tiêm chủng và hồ sơ nhập học chỉ cần sau khi gia đình đã quyết giữ chỗ, và nhà trường sẽ hướng dẫn riêng.
Nghe tư vấn xong chưa muốn quyết thì nói thế nào?
Chỉ cần báo rằng gia đình cần thêm thời gian hoặc tạm thời chưa có nhu cầu. Có thể hỏi thêm suất ở campus mình chọn còn giữ được trong bao lâu. Nhà trường khuyến khích tham quan trước khi quyết, nên chưa quyết sau cuộc gọi đầu là chuyện bình thường.
Có nên ghi âm cuộc gọi tư vấn không?
Thay vì ghi âm, cách nhẹ nhàng hơn là ghi chép trong lúc nghe và đề nghị người tư vấn nhắn lại các thông tin có con số như mức học phí, campus, lịch hẹn. Văn bản nhắn lại dễ đọc lại hơn và cả hai bên cùng giữ một bản.